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仕事の質を上げるための上手なスケジュールの組み方

投稿日時:2015/03/26(木) 15:24rss

関東地方でも桜が咲き始めました(*^_^*) 陽気が良くなると、気持ちも前向きになり、積極的に予定を入れていきたくなったりしますが、ちょっとおもしろい質問が届いたので、今回は「スケジュールの上手な組み方」について、考えてみたいと思います。よかったら、参考にしてください。
 
== 質 問 ==
 
スケジュールを組んでも、急ぎの仕事をこなして手一杯になってしまいます。先の仕事や、新しい仕事、取組み、質を上げる時期を確保するためには、どうやってスケジュールを組み、どうやって実行していけばよいか教えてください。
 
== 回 答 ==
 
スケジュールを上手く作るコツは何をするか、何をしないかをルール化し、1日のスケジュールを詰めすぎないで80%以内に抑えることだと思います。
 
== 解 説 ==
 
この質問の状況を考えると、スケジュールを上手く組めない一番の原因は、自分がすべき仕事としなくて良い仕事(=してはいけない仕事)の区別が上手くできていないことだと思います。
 
発生する仕事を・・・しかも発生順に全て自分でやろうとすると、流石に無理があるので“本来したいと思っていた仕事がまったくこなせなくなる”という状況に捕まってしまうと思います。
 
こういう場合にまず必要なことは、発生する仕事をすべて自分でやろうとしないで、しなくても良いと思われる仕事をピックアップし、やらない癖を付けることですが、そのやらなくて良い仕事を見つける方法は、数日間~10日位で良いので、一日の終わりに今日何をしたかを書き出して、実際にどんな状況で日々を過ごしているのかを確認するとよくわかると思います。
 
こういう形で冷静に自分のやっていることを眺めると、日々発生している仕事の中で、実はかなり優先順位の低い事柄までも、その時々で感情的になってしまってやっているとか、重要度を無視して行動してしまっていることなどがわかってくると思います。
 
そして、実はそういう仕事をしなくても結構体制に影響がないので、発生したからといってすぐにやらなくても大丈夫だろう・・・ということなどがわかってくると思います。
 
また、それとは逆にこういう仕事は発生したら大変なので、他を止めてでもすぐ取り掛かるべきだという項目も見えてくると思います。
 
やるべきこと、やらなくても良いことを確認したら次に意識することは、1日のスケジュールを実際に決める場面で、要件を持ち時間いっぱいまで詰めてしまわないこと・・・空き時間が無いほど予定を詰めてしまわないことです。
 
スケジュールを作るコツは、1日の予定をおおよそ80%までで止めておくこと・・・つまり20%はバッファとして時間を空けておくことです。
 
この20%の余裕が調整作用として働いて、優先順位が高い項目がいきなり発生しても余裕を持ってこなすことができるようになるということです。ぜひトライしてみてください(@^^)/~~~
 
 
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ボードメンバープロフィール

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石原 明(いしはら あきら)氏

僖績経営理舎株式会社代表取締役
AZ Collabo株式会社

ヤマハ発動機株式会社を経て、外資系教育会社代理店に入社。約6万人のセールスパーソンの中で、トップクラスの実績を収める。「セールス・マネージャー世界大賞」を受賞後、日本経営教育研究所を設立し、経営コンサルタントとして独立。中小企業から大企業まで、業種や企業の規模を問わず幅広いコンサルティング活動を行っている。毎年の講演回数は100回以上。ビジネスの発想力やマーケティング力を開発・育成する「新経営戦略塾」には1000人が登録し学び、全国延べ4500社が参加。
2万人の読者を抱えるメールマガジン『石原明の「新経営戦略塾」』や、独自の視点で経営を綴るブログ『石原明の経営のヒント』も執筆中。大人気Podcast番組『石原明の経営のヒント+(プラス)』は累計ダウンロード数6000万回を超えている。著書に、累計30万部を超え『営業マンは断ることを覚えなさい』(三笠書房)、『「成功曲線」を描こう。』(大和書房)、『トップ3%の会社だけが知っている儲かるしくみ』(KADOKAWA)などがある。

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